掌握八项要领，让开会更高效

张恩凯，北京合易咨询（集团）机构基层政府管理体制及国企改革研究院执行院长，专注于基层街道办事处、乡镇政府、国有企业、规模民营企业的管理体制改革、组织能力提升研究，为多地基层政府机构，近百家大中型国有企业、民营企业集团提供咨询服务。

“烦死了、忙死了，一天到晚开不完的会”……职场中的你是否也备受会议煎熬？开会虽然是管理工作有效推进不可或缺的一种手段，但现实中，许多会议却沦为了一种空洞的形式——有的会议，议题拼盘、只议不决，形成了效率低下的“大尾巴会”；有的会议，参加人数众多，“陪会、听会”现象严重；有的会议，只有会议召集者自说自话，开成了“一言堂”……各种低效的会，无用的会，拖拉的会，陪绑的会，产生了大量的时间浪费，严重导致工作效率低下、管理成本激增。

如何才能让会议高效？我认为需要掌握以下八项要领：

一、聚焦议题

一次会议，最好就聚焦一个议题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多不要超过三个议题。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。

二、精选人员

参加会议的人员，一是要坚持“少而精”原则：与会议议题直接关联的单位，指定人员参加，协办的单位，不要派人陪绑；二要坚持“有效性”原则：具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”现象出现；三要坚持“决策权”原则：参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派其他人员参加，也要赋予相应的权力，否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费！

三、预习功课

要让参会人员提前预知会议议题，不要到会场才提出动议，没经深思熟虑作出决策，导致决策失误。通常重大议题应提前一天告知，让大家提前思考，充分作好准备，开会时方能各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。会议议题、会议相关背景资料、发言次序都在会议通知中告知为好。

四、明确程序

会议程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是别让领导主持会议，而让会议议题单位主持，或办公室主持；二是别让领导先讲话，避免有的人“话里听音”拍马屁，失去民主按领导意见办；三是该议的时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。

五、限定时间

要事先规定会议时间，一个议题的会议一般不超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备，二次再议。此外，从人的生理特性上来说，开会时间越长，大脑反应越迟钝，决策慢不说，还更容易出错。

六、做好记录

会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以待备查。可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。

七、趁热打铁

会议召开后，应在两日内下发会议纪要。会议纪要需做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌，及时贯彻会议精神，一来能够增强会议时效性，更好发挥会议的作用；二来可以乘热打铁，取得事半功倍的效果；三来也避免节外生枝，导致不必要的麻烦。

八、形成闭环

会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检查要及时，在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案；其次是定期查落实，对会议的贯彻，制定明确节点，每个节点都严格进行检查；三是决策完成期限要进行及时总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。

低效的会议事倍功半，高效的会议，事半功倍。掌握以上八项要领，相信您的会议也能变得越来越高效。